第一章 总  则

第一条 为加强本基金会各类档案的管理，有效保护和利用档案，使档案管理工作规范化、制度化、科学化，现根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合基金会实际情况特制定本制度。

第二条 本制度所称档案是指基金会在各项经营活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 基金会所有档案均归单位所属，任何部门和个人不得据为己有，员工有保护基金会档案完整与安全的义务。

第四条 本制度适用于基金会各级、各类档案的管理。

第二章 管理部门和职责

第五条 综合部是基金会档案的归口管理部门，负责档案管理体系的建立与维护；负责基金会档案的整理、保管和提供利用。

第六条 各部门负责对本部门档案的日常收集、整理，并及时移交综合部。

第七条 档案工作人员应当忠于职守，认真负责，履行保密原则，做好基金会的档案管理工作。

第三章 归档范围

第八条 行政管理类：主要包括基金会证照、发文、来往文件、会议纪要、合同协议、印鉴管理文件等，以及基金会在运营活动中产生的其它文件资料。

第九条 人力资源类：主要包括员工档案、人事任免、工资福利、学习培训等，以及基金会在人力资源管理活动中产生的其它文件资料。

第十条 业务活动类：主要包括基金会支教过程中产生的奖励方案、募捐方案、捐赠协议、合同文件、会议纪要、视频照片等资料。

第十一条 财务管理类：主要包括会计凭证、财务报表、会计账簿、审计报告、财税文件、发票存根等，以及基金会在财务管理活动中产生的其它文件。

第四章 档案整理

第十二条 凡属归档范围的各类档案文件，均需按要求及时进行分类整理、保管、利用。

第十三条 归档文件一般正文在前，附件在后；批复在前，申请在后；审批在前，文件在后；原件在前，复制件在后。

第十四条 所有归档文件须以A4纸形式存档，每份文件首页的右上角用铅笔标注档号，在非装订线一侧下角用铅笔编写页码。

第十五条 永久和长期保存的档案要除去金属物，以免锈蚀档案。

第十六条 归档文件，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹，须用蓝黑或碳素墨水抄写、复印或晒图进行复制。复制件同原件一并立卷、归档。

第十七条 《卷内目录》填写完整，放在卷内材料首页之上，《卷内备考表》放在卷内材料尾页之后。电子版目录与纸质目录及档案实物一一对应。

第十八条 档案盒/袋脊上标注起止档号、案卷题名、保管期限和密级等。

第十九条 盒内档案文件按档号顺序排放，柜内档案盒按分类顺序摆放，做到排列有序，存取方便。

第二十条 各类档案文件一般归档一式一份，重要的和利用率高的文件须归档一式两份。

第五章 档案交接

第二十一条 归档范围内的所有资料，须在归档期限内按时移交档案管理员。

第二十二条 批量资料交接，纸质、电子目录一并移交，并与实物一一对应。

第六章 档案借阅

第二十三条 档案借阅原则：先审批、后借阅；严守机密、不得转借；及时归还，切勿拖延；现场核对、原样返还。

第二十四条 借用公司电子档案，需经档案管理人员操作调出。

第二十五条 档案借阅期限：绝密档案不得外借，机密档案的借阅期限为1天，秘密档案的借阅期限为3天，超过期限需重新办理借阅手续。

第二十六条 档案借阅时要当面点清份数和页数，检验档案完好状况，做好借阅登记。

第二十七条 档案借阅（出）者应对所借档案妥善保管，保持档案整洁，不得折叠、拆件、抽页、涂改或做标记，不得转借他人，不得遗失档案。

第七章 档案鉴定与销毁

第二十八条 档案鉴定：根据档案的保管期限及业务需求，由综合部对保管到期档案或需要销毁的档案提出书面鉴定报告，报基金会主管领导签批。

第二十九条 档案销毁：根据档案鉴定结果，经审批确定要销毁的档案方可销毁。销毁档案须登记造册，并由综合部存档备案。

第三十条 销毁档案须严格执行保密规定，由两人以上监销，并在销毁清册上注明销毁方式、日期、签名。

第三十一条 任何部门或个人未经批准不得自行销毁基金会档案。

第八章 档案保密管理

第三十二条 基金会档案管理人员和接触到档案的人员须遵守相关的档案保密规定，不得在私人交往和通信中泄露档案信息，不得在公共场所谈论档案内容和保管状况。

第九章 附  则

第三十三条 本制度解释权归基金会秘书处。

第三十四条 本制度经基金会理事长办公会通过后执行。